3 Etika Mengirim Undangan Digital Biar Tamu Semangat Datang

Tahukah Anda, mengirim undangan pernikahan juga ada etikanya lho, termasuk saat mengirimkan undangan digital secara online. Jangan sampai karena meremehkan hal ini, tamu yang diundang justru enggan datang. Karena itu, ketahui etika mengirim undangan digital berikut ini.

Etika Mengirimkan Undangan Pernikahan

Pengiriman undangan pernikahan digital menjadi salah satu hal penting yang harus disiapkan calon mempelai. Selain teliti memilih vendor undangan, pastikan Anda juga mengetahui etika mengirimkan undangan secara tepat, sehingga tamu yang diundang terkesan saat menerimanya.

Ada beberapa etika dasar yang perlu Anda tahu dalam mengirimkan undangan pernikahan. Mulai dari desain dan bahasa yang digunakan, penulisan keterangan jumlah tamu yang diundang, serta waktu yang tepat untuk mengirim undangan tersebut. Berikut penjelasan selengkapnya.

Desain dan Bahasa yang Digunakan

Hal pertama yang perlu diperhatikan sebelum mengirim undangan yaitu desain tampilan dan bahasa yang digunakan. Biasanya calon pengantin memang langsung menyerahkan hal ini kepada vendor undangan. Namun, tak ada salahnya untuk memberikan saran terkait pemilihan desain dan bahasa.

• Buatlah desain undangan yang bagus, namun tetap memperhatikan norma umum yang berlaku. Misalnya, jika ingin menambahkan foto Anda dan pasangan, sebaiknya tambahkan foto yang terlihat santun dan tidak mengarah pada pornografi.
• Pilih jenis font, ukuran,dan warna huruf yang dapat terlihat dengan jelas, dapat dibaca dengan mudah. Jangan sampai tamu yang akan diundang justru kesulitan membaca pesan apa yang Anda sampaikan dalam undangan. Alhasil, mereka malas datang ke acara Anda.
• Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami. Tidak harus menggunakan bahasa baku, namun usahakan kata-kata yang Anda tuliskan dalam undangan tidak menyinggung pihak tertentu. Pastikan juga rangkaian katanya jelas dan runtut, sehingga mudah dipahami.

Keterangan Jumlah Tamu Undangan

Penulisan kata-kata dalam undangan juga harus diperhatikan secara detail, khususnya tentang ketentuan jumlah tamu yang diundang. Jika Anda hanya berniat mengundang tamu dan pasangan (satu undangan berlaku untuk 2 orang), maka tuliskan aturan tersebut dalam undangan.

Jangan sampai karena mengira bebas membawa banyak orang, ada tamu yang sengaja mengajak anak, saudara, dan kerabatnya yang lain. Tentu hal ini menimbulkan ketidaknyamanan bagi tuan rumah yang mengundang, karena dikhawatirkan stok katering dan souvenir tidak cukup.

Agar sama-sama enak, lebih baik komunikasikan hal itu sejak awal, yaitu melalui undangan. Cantumkan keterangan bahwa undangan tersebut hanya berlaku untuk 2 orang. Tuliskan dengan bahasa yang sopan dan tempatkan pada bagian yang dapat terbaca dengan jelas.

Waktu Pengiriman

Penentuan waktu pengiriman undangan juga tidak boleh sembarangan. Sebar undangan H min berapa? Sebenarnya tidak ada aturan baku tentang waktu yang tepat sebar undangan pernikahan. Yang pasti, jangan kirimkan undangan secara mendadak, namun jangan pula terlalu lama dari hari H.

Anda juga bisa menyesuaikan waktu pengiriman undangan berdasarkan domisili tamu yang diundang. Sebab, semakin jauh domisili tamu yang diundang, maka ia membutuhkan persiapan ekstra sebelum datang ke acara Anda. Sebagai rekomendasi, ikuti tips berikut.

• Jika mengundang tamu yang berada di luar kota atau luar negeri, sebaiknya kirimkan undangan sekitar 1 bulan sebelum hari H. Dengan begitu, ia mempunyai waktu yang cukup untuk menyesuaikan jadwal dan memesan tiket perjalanan (jika dibutuhkan).
• Jika mengundang tamu yang domisilinya berdekatan atau masih satu kota dengan Anda, sebaiknya kirimkan undangan 1-2 minggu sebelum hari H. Jangan melebihi rentang waktu tersebut, karena ia bisa saja lupa dengan undangan Anda.

Untuk membantu menyusun jadwal pengiriman sesuai kebutuhan persiapan tamu, baca panduan sebar undangan H-berapa sebelum menentukan waktunya.

Bagaimana dengan Etika Mengirim Undangan Digital?

Beberapa etika dasar yang telah disebutkan di atas berlaku untuk pengiriman undangan pernikahan secara umum. Jika Anda berencana mengirimkan undangan digital yang dikirim secara online, maka terdapat aturan tambahan yang perlu diperhatikan, di antaranya:

Tentukan Tamu yang Mendapatkan Undangan Digital

Anda dapat mengirimkan undangan digital kepada tamu yang nyaman menerima dan membukanya, baik yang tinggal dekat maupun jauh. Pertimbangkan kebiasaan komunikasi, kemudahan mengakses tautan, serta pilihan masing-masing penerima. Jika belum tahu, tanyakan cara menerima undangan yang paling nyaman bagi mereka.

Jika penerima lebih nyaman dihubungi lewat telepon, menerima undangan cetak, atau bertemu langsung, sesuaikan cara mengundang dengan kebiasaan tersebut. Anda juga bisa menyampaikan undangan secara langsung lalu mengirim tautan sebagai pelengkap detail acara. Pilih berdasarkan kebutuhan dan hubungan dengan penerima, tanpa menganggap semua orang dalam kelompok usia atau kedudukan tertentu memiliki pilihan yang sama.

Pilih Aplikasi Pesan yang Sering Digunakan Berkomunikasi

Meskipun undangan digital bebas dikirimkan melalui platform komunikasi apapun, sebaiknya kirimkan undangan tersebut melalui aplikasi pesan yang sering digunakan berkomunikasi. Jika Anda dan tamu yang diundang sering berkomunikasi via WhatsApp (WA), maka kirimkan undangan digital lewat WA.

Tambahkan Kata Pengantar

Etika mengirim undangan digital selanjutnya yaitu menyertakan kata pengantar sebelum tautan, gambar, atau video undangan. Awali dengan salam dan nama penerima, perkenalkan diri bila perlu, lalu sampaikan maksud mengundang. Sesuaikan sapaan dengan kebiasaan Anda berkomunikasi dengannya; gunakan sapaan netral jika belum mengetahui pilihan penerima.

Apalagi, jika Anda dan tamu yang akan diundang termasuk jarang berkomunikasi secara online. Bisa-bisa tercipta suasana yang canggung jika tiba-tiba mengirimkan undangan pernikahan tanpa menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan Anda mengirim pesan.

Contoh pesan yang bisa disesuaikan: “Halo [nama penerima], saya [nama pengirim]. Saya dan [nama pasangan] ingin mengundang [sapaan penerima] ke acara pernikahan kami pada [hari, tanggal], pukul [jam dan zona waktu], di [nama tempat]. Detail acara dan lokasi dapat dilihat melalui [tautan undangan]. Kami senang jika [sapaan penerima] berkenan hadir. Terima kasih atas waktu dan perhatiannya.” Ganti semua bagian dalam tanda kurung siku sebelum mengirim.

Untuk pilihan redaksi lain, lihat contoh kata-kata undangan pernikahan dan sesuaikan dengan hubungan Anda serta gaya komunikasi penerima.

Buatlah Undangan Digital yang Elegan dan Berkesan!

Kini banyak calon pengantin mulai beralih ke undangan digital untuk mengundang teman dan kerabat terdekat ke acara pernikahannya. Baik itu berupa undangan dalam bentuk desain gambar, video, atau halaman website. Cara pembuatannya mudah dan proses pengirimannya pun praktis.

Meski begitu, jangan mengabaikan beberapa etika mengirim undangan digital yang telah dibahas sebelumnya. Buatlah undangan digital yang terlihat elegan dan berkesan, sehingga tidak membuat tamu yang diundang merasa ilfeel atau terganggu saat menerimanya.

Selain mengirimkan undangan digital melalui pesan pribadi kepada tamu yang diundang, biasanya calon pengantin juga mengunggah undangannya di media sosial. Hal ini boleh saja dilakukan, namun tetap perhatikan etika dan cara pengirimannya secara tepat.

Jika berencana mengunggah undangan digital Anda ke media sosial, perhatikan beberapa aturan dasar berikut.

• Unggah konten undangan dengan informasi yang lengkap dan jelas. Unggah video atau gambar desain undangan pernikahan Anda di media sosial. Kemudian, tulis caption yang menjelaskan detail undangan dan cantumkan link undangan website (jika ada).
• Tulis caption dengan bahasa yang sopan dan elegan. Hindari menulis kata-kata yang bernada rayuan atau paksaan. Contohnya: “Awas ya, kalau nggak datang”. Meskipun hanya candaan, kalimat tersebut terkesan memaksa dan kurang pantas disampaikan.
• Cukup unggah 1x di masing-masing platform media sosial yang Anda punya. Misalnya, di Facebook, Instagram, Twitter, dan lainnya. Tidak perlu mengunggahnya berkali-kali, karena hanya akan terkesan spamming.
• Hindari menandai banyak teman dalam postingan undangan Anda. Selain dinilai spam, cara ini juga kurang elegan untuk mengirimkan undangan Anda. Sebaiknya kirimkan undangan Anda melalui jalur pribadi supaya teman Anda merasa lebih dihargai,

Ada beberapa etika mengirim undangan digital yang perlu Anda perhatikan. Mulai dari bahasa yang digunakan, waktu pengiriman, serta siapa saja yang perlu dikirimi undangan digital tersebut. Ikuti tips di atas agar pengiriman undangan digital Anda berkesan dan tidak menyalahi etika dasar.