7 Vendor Pernikahan yang Harus Disiapkan Sebelum Meminang Doi

Semua orang pasti menginginkan momen pernikahannya bersama pasangan berjalan lancar dan dapat terkenang seumur hidup. Karena itulah, setiap calon pengantin akan mempersiapkan vendor pernikahan terbaik yang akan membantu mensukseskan acaranya.

Buat Anda yang berencana meminang doi, invi menyarankan sebaiknya ketahui daftar vendor apa saja yang dibutuhkan dalam menyelenggarakan pesta pernikahan jauh-jauh hari. Jangan sampai menyiapkan segalanya secara mendadak, sehingga hasilnya kurang maksimal dan berujung keteteran.

Pengertian dan Tugas Vendor Pernikahan

Sebelum membahas daftar vendor wedding, ketahui terlebih dahulu apa itu vendor. Vendor adalah penyedia barang atau jasa yang membantu memenuhi kebutuhan customer. Jadi, vendor wedding adalah penyedia barang atau jasa yang menyediakan berbagai kebutuhan acara pernikahan.

Tugas vendor wedding yaitu memastikan segala kebutuhan acara pernikahan dapat terlaksana dengan baik sesuai layanan yang ditawarkan. Misalnya, vendor katering memastikan hidangan makanan tersedia, vendor fotografer memastikan dokumentasi berjalan lancar, dan sebagainya.

Seiring dengan berkembangnya kebutuhan acara pernikahan, maka jumlah vendor acara pernikahan pun semakin banyak dan beragam. Begitu juga dengan produk dan layanan yang ditawarkan. Jenisnya semakin variatif sesuai permintaan klien yang akan melangsungkan pernikahan.

Contohnya, jika dulu vendor wardrobe hanya menyediakan baju pengantin, sekarang mereka juga ikut menyiapkan baju untuk keluarga besar pengantin. Atau dulu vendor dokumentasi hanya melayani pemotretan, sekarang juga menyediakan jasa video wedding sinematik, dan sebagainya.

Daftar Vendor Pernikahan yang Paling Dibutuhkan dalam Acara Pernikahan

Pada dasarnya, setiap calon pengantin memiliki kebutuhan vendor wedding yang berbeda-beda. Sebagai gambaran, berikut beberapa vendor acara pernikahan yang umumnya dibutuhkan oleh para pasangan. Anda dapat memilihnya sesuai kebutuhan dan konsep wedding yang Anda inginkan.

Wedding Organizer

Sebagian pasangan ragu ketika ingin mempersiapkan acara pernikahannya sendirian. Apalagi, jika kedua pasangan sama-sama sibuk dan tidak punya pengalaman membantu menyiapkan pernikahan orang lain, seperti teman atau saudara.

Daripada nekat menyiapkan semuanya sendiri, lebih baik gunakan jasa wedding organizer (WO) profesional. Sesuai namanya, wedding organizer adalah pihak yang akan membantu mengurus atau mengorganisasi segala kebutuhan pesta pernikahan.

Tugas wedding organizer sangatlah beragam. Mulai dari membantu menentukan tema pernikahan, memberikan rekomendasi vendor, hingga membantu negosiasi harga dengan vendor tersebut. Tentu ini jauh lebih praktis daripada Anda riset banyak vendor satu per satu sendirian.

Biasanya pihak WO juga mengirimkan beberapa tim khusus yang akan terlibat langsung saat hari H untuk membantu berbagai kebutuhan pengantin. Ada tim yang mengatur timeline acara, berkoordinasi dengan vendor lain yang terlibat, hingga mengamankan venue agar tetap kondusif.

Jika Anda ingin memesan undangan pernikahan digital yang cantik, Anda beruntung masuk di website yang benar, karena Anda bisa mendapatkan promo diskon 50%. Klik tombol dibawah ini.

Venue

Vendor pernikahan selanjutnya yang harus ditentukan sejak awal adalah venue. Apa yang dimaksud dengan venue pernikahan? Singkatnya, venue merupakan gedung atau area yang akan dijadikan sebagai tempat penyelenggaraan acara pernikahan. Bisa berupa ballroom, hotel, villa, atau lainnya.

Ada banyak hal yang harus Anda siapkan dalam memilih venue pernikahan, di antaranya:

• Pilih venue terdekat dari rumah Anda atau pasangan, supaya memudahkan keluarga dan tamu undangan yang akan datang.
• Sesuaikan dengan tema pernikahan. Misalnya, jika menginginkan pesta pernikahan outdoor, pastikan Anda memilih venue yang memiliki area outdoor luas dengan pemandangan nan indah.
• Sesuaikan dengan jumlah tamu dan anggaran. Umumnya, setiap venue menyediakan beberapa kategori ruangan yang dapat dipilih berdasarkan kapasitas tamu. Sebaiknya pilih kategori tersebut secara teliti dan sesuaikan juga dengan anggaran yang Anda siapkan.
• Booking jauh-jauh hari sebelum semua venue ter-booking. Apalagi, jika tanggal pernikahan Anda bertepatan dengan weekend atau hari libur, tentu banyak calon pengantin yang mengincar venue tersebut. Jangan ragu booking venue mulai dari 3-12 bulan sebelum hari H.

Dekorasi

Tidak semua venue menyediakan dekorasi acara pernikahan. Kalaupun ada, biasanya dekorasi tersebut kurang lengkap dan kurang sesuai dengan tema pernikahan Anda. Karena itu, Anda perlu mempertimbangkan untuk memesan dekorasi pernikahan secara terpisah dari vendor lain.

Ada beragam jenis dekorasi pernikahan yang bisa Anda siapkan sesuai kebutuhan, di antaranya:

• Dekorasi pelaminan sebagai panggung utama tempat kedua mempelai duduk sepanjang acara berlangsung.
• Dekorasi pintu masuk untuk memberikan kesan mewah dan memudahkan tamu undangan menemukan tempat acara.
• Dekorasi interior dan eksterior, seperti penggunaan tirai, pita, balon, bunga, lampu, dan sebagainya untuk memperindah tempat acara.
• Dekorasi meja dan kursi, seperti penggunaan taplak, hiasan pita, bunga, dan sebagainya.

Wardrobe dan Make Up

Vendor yang kelima ini bisa Anda pesan secara terpisah. Misalnya, memesan wardrobe ke desainer atau butik dan memesan jasa make up ke seorang make up artist atau salon kecantikan. Namun, dua layanan ini biasanya juga bisa Anda dapatkan dari satu vendor yang sama.

Yang pasti, pilih jasa wardrobe dan make up terbaik sesuai kebutuhan Anda. Cek portofolio vendor tersebut secara detail untuk melihat koleksi wardrobe dan hasil make up yang pernah mereka kerjakan. Sesuaikan juga pilihan wardrobe dan make up tersebut dengan tema pernikahan Anda.

Biasanya pengantin juga menyediakan wardrobe dan make up khusus untuk keluarga besar, bridesmaid, dan beberapa pihak yang dilibatkan saat hari-H. Jadi, pastikan memilih kebutuhan wardrobe dan make up tersebut secara detail sesuai tema pernikahan.

Jangan lupa juga meluangkan waktu khusus untuk fitting baju yang akan digunakan saat acara pernikahan berlangsung. Tujuannya untuk menemukan baju terbaik sesuai ukuran dan model yang tepat, serta terasa nyaman saat dipakai sepanjang acara berlangsung.

Katering

Semua pesta pernikahan wajib menyediakan makanan dan minuman sebagai jamuan spesial untuk tamu undangan. Daripada memasak semua hidangan sendiri, sebaiknya gunakan jasa katering terpercaya yang berpengalaman menyediakan beragam jamuan untuk acara-acara besar.

Memilih vendor pernikahan yang satu ini juga tak boleh main-main. Diskusikan secara mendalam tentang daftar menu apa saja yang ingin Anda hidangkan di acara pernikahan Anda. Mulai dari hidangan pembuka, menu utama, dan penutup. Daftar secara terperinci agar tidak ada yang terlupa.

Anda juga bisa sekalian memilih alat dan cara penyajian makanan tersebut sesuai keinginan. Misalnya, dari segi desain piring, gelas, nampan, dan sebagainya. Jangan lupa lakukan test food untuk memastikan citarasa dan penyajian katering tersebut telah sesuai dengan keinginan Anda.

MC dan Hiburan

Lanjut ke vendor pernikahan berikutnya yang tak kalah penting, yaitu pengisi acara. Yap, tentunya Anda tidak akan bisa menjalankan acara sendirian, terutama pada saat resepsi. Ada beberapa talent yang perlu Anda libatkan untuk memeriahkan acara pernikahan sesuai keinginan, di antaranya:

• MC/ pembawa acara yang akan memimpin jalannya acara dari awal hingga akhir. Umumnya, ada dua karakter MC pernikahan, yaitu: MC formal untuk resepsi keluarga dan MC nonformal untuk resepsi lebih santai dengan tamu undangan dari kalangan teman.
• Pengisi acara hiburan, seperti penyanyi, grup band, paduan suara, penari, dan lainnya yang bisa Anda sesuaikan dengan keinginan. Pastikan juga mereka menyiapkan peralatan yang dibutuhkan, seperti alat musik, sound system, dan kebutuhan lainnya.

Dokumentasi

Vendor pernikahan yang ketujuh ini juga tidak boleh Anda lewatkan untuk mengenang momen pernikahan sekali seumur hidup. Pilih tim dokumentasi terbaik yang mampu merekam momen pernikahan Anda dengan  baik dan apik, sehingga Anda dapat mengenangnya lebih indah.

Saat ini ada banyak paket dokumentasi pernikahan yang bisa dipilih calon pengantin sesuai kebutuhan. Mulai dari foto akad, pengajian, dan resepsi pernikahan, hingga video sinematik dengan pilihan durasi tertentu. Ada juga paket bundling jasa foto dan video yang biasanya lebih hemat.

Supaya tidak salah pilih tim dokumentasi, cek portofolio fotografer dan videografernya secara detail. Mulai dari segi angle foto, colour grading, hingga variasi pose dan konsep video. Pertimbangkan juga detail penawaran lainnya, seperti adanya layanan cetak foto ala majalah, bonus pigura, atau lainnya.

Untuk memastikan kualitas layanan vendor dokumentasi, cari tahu juga testimoni klien yang pernah menggunakan jasa vendor tersebut. Biasanya vendor dokumentasi menandai akun media sosial klien yang menggunakan jasanya. Nah, coba hubungi mereka untuk mengetahui kualitas vendor.

Cara Membangun Komunikasi yang Baik dengan Pihak Vendor Pernikahan

Setelah mengetahui beberapa vendor acara pernikahan, ketahui juga bagaimana cara membagun komunikasi yang baik dengan mereka. Ikuti beberapa langkah berikut ini agar kerja sama Anda dengan vendor wedding berjalan lancar dan layanan yang diberikan bisa maksimal.

Saling Berkomunikasi Secara Teratur

Komunikasi adalah salah satu kunci kerja sama yang efektif. Untuk itu, lakukan komunikasi secara teratur dengan pihak vendor untuk memastikan layanan yang diberikan sesuai dengan keinginan Anda. Tidak harus dengan bertemu langsung. Cukup komunikasikan lewat chat atau telepon.

Biasakan juga untuk mengkonfirmasi setiap progress pengerjaan yang dikerjakan oleh vendor, sehingga setiap langkah pengerjaannya bisa tepat sesuai permintaan. Jika vendor lupa menyampaikan progress-nya, jangan ragu untuk inisiatif bertanya terlebih dahulu.

Mendelegasikan Tugas

Ketika mengadakan pesta pernikahan, pasti ada banyak vendor yang dilibatkan. Tentu merepotkan jika calon pengantin yang harus mengurus semua vendor itu sekaligus. Apalagi, saat hari H, kedua mempelai harus fokus menyambut tamu yang datang.

Karena itu, sebaiknya delegasikan tugas menangani vendor tertentu kepada orang yang dipercaya. Misalnya, khusus vendor katering diserahkan kepada bibi, vendor wardrobe dan make up dipercayakan kepada sahabat terdekat, dan sebagainya.

Sampaikan Instruksi dengan Jelas

Untuk menghindari miskomunikasi yang dapat mengganggu kelancaran acara, bisakan untuk menyampaikan instruksi secara jelas kepada semua vendor. Sampaikan keinginan Anda secara detail terkait layanan yang Anda pesan. Misalnya, pemilihan konsep foto pada vendor dokumentasi.

Tetapkan Deadline

Ketika hari H semakin dekat, semua persiapan pernikahan sudah harus siap, termasuk yang berhubungan dengan layanan dari vendor. Untuk mencegah persiapan molor, tetapkan deadline pengerjaan yang harus ditepati setiap vendor. Misalnya, deadline dekorasi yang harus siap H-1.

Sampai di sini, kira-kira vendor apa saja yang paling Anda butuhkan untuk merayakan pesta pernikahan Anda nanti? Anda dan pasangan tidak harus menyiapkan semua vendor yang disebutkan di atas. Yang pasti, diskusikan dengan pasangan dan sesuaikan kebutuhan bersama. Pilih vendor pernikahan yang tepat dan terjamin memiliki track record bagus. Lakukan riset vendor secara teliti untuk mendapatkan produk dan layanan berkualitas tinggi. Jangan lupa juga untuk membangun komunikasi yang baik dengan semua vendor agar kerja sama berjalan lancar.