6+ Pengertian dan Tugas Wedding Organizer yang Anda Perlu Tahu

WO pernikahan adalah jasa yang bertanggung jawab mengurus segala rangkaian acara resepsi dari awal sampai akhir. Tugas wedding organizer cukup berat, makannya membutuhkan kemampuan dan ketepatan.

Mempersiapkan pernikahan sendiri menjadi momen yang menyenangkan sekaligus menyulitkan bagi calon mempelai. Apalagi, jika keduanya sama-sama sibuk dengan urusan pekerjaan. Dalam hal inilah, peran wedding organizer sangat diperlukan.

Pengertian Wedding Organizer

WO pernikahan adalah suatu jasa yang memang secara khusus memberikan bantuan kepada calon pengantin beserta keluarganya dalam merencanakan rangkaian acara pesta. Biasanya, wedding organizer terdiri dari belasan sampai puluhan orang untuk berbagi tugas dari jauh-jauh hari.

Pekerjaan ini membutuhkan kekompakkan yang tinggi, karena semua orang harus memaksimalkan fungsinya agar pesta pernikahan berjalan lancar. Fungsi utama WO adalah untuk menyukseskan acara, meminimalisir beban pengantin selama proses persiapan, dan mengatur jalannya pernikahan saat hari h acara.

Tugas Wedding Organizer

Seorang wedding organizer tentu saja memiliki tugas yang cukup berat. Apa saja tugasnya? Berikut ini tugas wedding organizer yang telah dirangkum oleh invi.

Merencanakan Konsep Pernikahan

WO yang sudah profesional umumnya menawarkan berbagai paket pernikahan agar klien dapat menentukan pilihan dengan mudah. Dalam paket, biasanya sudah memuat konsep dan tema acara yang diinginkan. Anda bisa memilih hendak menggunakan konsep resepsi modern atau adat tradisional.

Pihak WO tentunya akan mengajak Anda berdiskusi agar tema pernikahan bisa sesuai dengan keinginan calon pengantin. WO bertugas untuk menjelaskan berbagai proses beserta konsep yang sudah dipilih. WO yang sudah memiliki jam terbang tinggi pasti dapat memberikan gambaran seputar kekurangan hingga kelebihan konsep pilihan.

Membuat Rincian Anggaran

Selanjutnya, WO juga bertugas untuk membuat rincian anggaran. Anda pasti sudah tahu jika menikah bukanlah hal main-main dan membutuhkan budget cukup besar. Maka dari itu, kebanyakan calon mempelai akan menabung terlebih dahulu sebelum menikah.

Tugas dari wedding organizer adalah menanyakan budget calon mempelai. Kemudian, mereka harus mengalokasikan budget agar rancangan acara bisa sesuai dengan budget.

Meskipun dengan budget minim, WO profesional seharusnya dapat memaksimalkan budget agar pernikahan klien tetap bisa terealisasikan. Tahap ini membutuhkan kemampuan negosiasi tim WO agar bisa menawar harga pada pihak vendor pernikahan.

Mencari Lokasi Pernikahan

Setelah dana telah disepakati, maka menemukan konsep dan tema yang telah dipilih bukanlah hal yang sulit untuk tim WO. Untuk memenuhi keinginan klien, Tim WO akan memastikan tempat tersebut sudah sesuai dengan keinginan klien.

Karena itu, beberapa tempat didatangi oleh tim WO. Tim WO mendatangi tempat secara langsung untuk mengecek detail harga sewa serta meneruskan informasi tentang ketersediaan gedung sesuai dengan tanggal yang disepakati.

Jika keputusan klien setuju, tim WO dapat langsung memulai memberi informasi kepada vendor. Ini meliputi petugas dekorasi, fotografer, hingga videographer. Kemudian, tim yang bersangkutan segera melakukan survei di lokasi masing-masing.

Tugas akan menjadi lebih jelas dengan dilakukannya technical meeting antara wedding organizer, tim lainnya, dan klien. Memastikan kenyamanan serta kepuasan klien menjadi tanggung jawab utama seorang WO.

Mempersiapkan Susunan Acara

Tugas wedding organizer selanjutnya adalah mempersiapkan segala susunan acara. Pihak WO harus membuat rundown acara dari awal pembukaan sampai penutup. Kemudian, susunan acara ini harus diajukan terlebih dahulu kepada klien.

Bila klien mempunyai keinginan lain, wedding organizer harus mampu mengakomodasikannya. WO juga perlu menanyakan perihal penerima tamu dan bridesmaid. Perlengkapan serta dekorasi lainnya juga penting untuk menjamin keberlangsungan acara.

Kebanyakan acara pernikahan berlangsung selama 1.5 sampai 2 jam. Jangan lupakan untuk menyusun kegiatan dokumentasi dengan pihak keluarga, teman, dan lainnya. Tanyakan pada mempelai agar durasinya pas.

Mengorganisir Pernikahan

Wedding organizer tidak hanya bertugas sebelum acara pernikahan berlangsung, melainkan saat hari H. Ini adalah yang terpenting karena kerja keras Anda dan tim akan tampak sangat nyata selama acara berlangsung.

Pernikahan menjadi momen yang paling spesial bagi mempelai, maka dari itu pastikan acaranya berjalan lancar. Tim WO harus datang lebih dulu untuk memastikan lokasi siap sesuai rencana.

Membagi titik tugas juga penting untuk meminimalisir kesalahan selama acara berlangsung. Pastikan bahwa kedua mempelai, pihak keluarga, dan panitia memahami susunan acara. Kesuksesan acara pernikahan sangat bergantung pada kerja sama tim wedding organizer.

Menyelesaikan Acara

Pekerjaan wedding organizer tidak terbatas pada saat resepsi saja. Setelah acara selesai, WO masih menjalankan tugasnya untuk menjamin keamanan kotak amplop. Selain itu, WO juga yang menyimpan dan mengantarkan kado serta mahar pengantin ke kediaman mereka.

Pihak WO juga perlu mengurus hasil dokumentasi dan editingnya. Pastikan seluruh acara berjalan lancar sampai Anda mendapat review dari klien.

Kemampuan Wedding Organizer

WO pernikahan adalah pihak yang bertanggung jawab penuh terhadap jalannya pernikahan. Maka dari itu, penting untuk memiliki sejumlah kemampuan berikut.

Kreatif

Kreativitas menjadi hal utama yang harus ada dalam diri wedding organizer. Mereka harus pandai memutar otak dalam merancang susunan acara yang menarik. Apalagi, pernikahan terbilang sangat sakral karena hanya terjadi satu kali seumur hidup.

Dengan adanya kreativitas, calon mempelai akan merasa senang dan puas dengan hasilnya. Namun, ingat selalu bahwa pernikahan adalah hal yang serius. Jadi, jangan sampai Anda merancang konsep nyeleneh yang mungkin merugikan pihak klien.

Negosiasi

Kemampuan selanjutnya adalah kemampuan bernegosiasi. Kemampuan ini penting karena nantinya wedding organizer akan menjadi jembatan penghubung antara mempelai dengan vendor.

Negosiasi bisa membuat kesepakatan harga yang bagus dengan vendor guna menunjang kepuasaan klien. Selain itu, ini juga berperan penting dalam memaksimalkan budget klien agar pernikahan impiannya bisa terwujud sesuai impian.

Memecahkan Masalah

Menjadi seorang perencana pernikahan membutuhkan ketenangan dan otak yang cerdas. Pasalnya, Anda tidak akan tahu masalah apa yang mungkin akan dihadapi. Bisa jadi ada kekeliruan atau kesalahpahaman sebelum maupun saat acara berlangsung.

Sebagai seorang WO profesional, penting untuk tetap tenang dan mencari jalan keluar masalah. Usahakan untuk memiliki lebih dari satu rencana, agar jika terjadi kesalahan Anda bisa menggunakan rencana yang lain.

Komunikasi

Tugas wedding organizer adalah menjadi penghubung sekaligus perencana antara calon mempelai, pihak keluarga, dan vendor. Maka dari itu, kemampuan berkomunikasi yang baik cukup diperlukan.

Anda harus bisa membangun komunikasi agar keinginan klien bisa terealisasikan secara maksimal. Tak ada salahnya untuk memiliki selera humor guna meringankan beban pengantin.

Wedding organizer yang baik harus mampu menyampaikan detail acara secara jelas dan terperinci. Di samping itu, juga harus meminimalisir ketegangan atau keraguan yang ada di benak calon mempelai.

Mengikuti Perkembangan Trend

Kemampuan yang terakhir adalah up to date dengan trend. Wedding organizer nantinya yang akan merancang seluruh pesta pernikahan. Makannya, penting untuk mengetahui perkembangan masa kini.

Ini bertujuan agar nanti desain pelaminan lebih modern. Selain itu, wedding organizer juga harus memilih musik pernikahan yang tepat agar suasana pernikahan semakin intim.WO pernikahan adalah jasa yang mengatur berbagai kebutuhan menjelang pernikahan. Tugas wedding organizer cukup banyak, sehingga membutuhkan kemampuan memadai. Anda bisa memilih layanan WO yang paling sesuai dengan budget untuk mendapatkan pernikahan impian.